Automatizar nuestros procesos para aumentar la productividad

De las cosas que mas tiempo llevan cuando tenemos varios proyectos a la vez son las tareas relativamente cortas pero repetitivas de las que tenemos que hacernos cargo, por ejemplo cuando hay un mensaje en el formulario de contacto del blog, cuando un cliente envía un correo con determinadas palabras claves o cuando marcamos un mail como destacado para hacer luego alguna tarea, sobre todo cuando usamos mas de un cliente de correo, tenemos mas de una cuenta de slack y usamos diferentes plataformas para diferentes proyectos.

Por ejemplo, algunas de las cosas que hago cuando quiero responder un correo mas tarde, es marcarlo como destacado y así generar una especie de to-do que se acumula en mi bandeja de entrada y que complementa otras herramientas que uso para gestionar tareas por hacer, como Things 3.

Entonces por que no automatizar todas estas tareas para que podamos tener una especie de asistente virtual que nos ayude a completar todos estos flujos de trabajo automáticamente?

Ahi es donde entran en juego herramientas que permiten realizar este tipo de trabajo por sí solas, por ejemplo Zappier que permite automatizar la mayoría de las aplicaciones de negocio usadas actualmente mediante integraciones pre configuradas entre ellas.

Que tareas se pueden automatizar

Algunas de las cosas que hago actualmente con Zappier para aumentar la productividad y bajar la carga de trabajo relacionada a tareas de gestión son:

  • Cuando se marca un mail como destacado, crear una tarea en Things 3 con el titulo del email
  • Cuando estoy en una reunion de trabajo actualizar el estado de Slack
  • Cuando recibo un comentario en Github, recibir un mensaje de Slack
  • Cuando recibo un correo con un adjunto, subirlo a una carpeta de Google Drive
  • Cuando recibo una factura, crear un reminder en la app Reminders para pagarla
  • Cuando recibo un contacto en el blog, agregarlo automáticamente a un CRM
  • Compartir contenido del blog bajo ciertas condiciones en determinadas redes sociales

Estas son de las que mas utilizo y si bien parecen tareas sencillas cuando las tenemos que hacer muchas veces en un día nos producen una sobrecarga de trabajo tedioso que nos ocupa tiempo y energía, ademas de que tenemos tendencia de olvidarnos porque nuestro cerebro no esta hecho para memorizar.

Todas estas tareas las creo siguiendo siempre el mismo proceso de razonamiento para tratar de hacerlas lo mas inteligentes y robustas posible, esto es seguir el flujo Identificar Problemas -> Refinarlos -> Automatizarlos. A modo de ejemplo supongamos que tenemos la necesidad de agregar un lead en un CRM cada vez que alguien nos contacta a través de un determinado formulario de contacto, podemos fácilmente automatizar ese flujo para que automáticamente cargue el lead en el CRM al recibir un contacto y para que envíe un mensaje a nuestro equipo avisando la creación de ese nuevo lead, respondiendo a su vez el mensaje recibido con un mensaje personalizado de forma automática.

Todo esto lo podemos hacer dentro de herramientas como Zappier, automatizando los pasos conectando las aplicaciones que queramos en base a las condiciones que queramos, pero también podemos usar configuraciones pre existentes que ofrecen este tipo de herramientas para las combinaciones de aplicaciones que utilicemos:

Otra cosa positiva de esta herramienta es que nos permite utilizar una versión gratuita con hasta 100 tareas mensuales, algo que para empezar puede ser mas que suficiente, y que luego pasa a un plan básico de 20 dólares mensuales con hasta 750 tareas mensuales, unos 0,026 centavos por cada tarea que mínimamente nos llevaría un minuto, 12 horas de trabajo en el mes si las aprovechamos a todas.

Identificar las tareas a automatizar

Este es el primer paso de este proceso, identificar todas las cosas que hacemos repetidamente todos los días, ya sea en una computadora, teléfono o en nuestra casa, y analizar cuanto tiempo o dinero perdemos al no tener un control de esta tarea de forma automatizada. Supongamos que tenemos una casa con aire acondicionado y solemos olvidar apagarlo antes de salir, eso nos genera un costo que se acumula con el tiempo por lo que poder automatizar esta tarea para que el mismo se apague al salir de casa puede ahorrar dinero.

Al tener la lista de tareas que al automatizarlas nos ahorran tiempo y dinero, tenemos gran parte del problema identificado.

Refinar el proceso de automatización en papel

El segundo paso es identificar la lista de pasos que necesitamos realizar para ejecutar esa tarea de forma automática y ver cada paso al detalle para entender si los mismos pueden ser simplificados o eliminados. Por ejemplo cuando hablamos de apagar el sistema de aire acondicionado al salir de casa de forma automática, podemos pensar en crear una app con sensores conectada al aire acondicionado que se encargue de eso, pero al refinar podemos ver que simplemente comprando un dispositivo Nest tenemos este problema solucionado.

Automatizar las tareas cotidianas

Una vez que tenemos todo identificado y automatizado podemos pasar al paso de la automatización, ahi es donde entran en juego las herramientas como Zappier o Shortcuts de iOS que nos permiten configurar acciones entre aplicaciones para programar estas tareas.

Otra de las ventajas de automatizar los procesos que repetimos todos los días es que los liberamos de errores, ganamos velocidad y liberamos nuestra mente que como dije antes, no esta hecha para recordar si no que esta hecha para pensar.

Resumen

En resumen, automatizar nuestros procesos nos ofrece muchas ventajas a costos realmente bajos por lo que vale la pena el esfuerzo inicial no solo por las ventajas mencionadas si no que también por el aprendizaje que conlleva, lo cual lo hace mas divertido.

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